Skip to main content

Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Allgemeines 
Wir stellen Dir diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Dich darüber zu informieren, wie wir mit Deinen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen. 

Verantwortliche Stelle 
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist: 
IDEALworks GmbH 
Riesstraße 22, 80992 München 
Tel.:+49-89-262008381 
Eintragung im Handelsregister 
Registernummer: HRB 260546 
Registergericht: München 

Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Externer Datenschutzbeauftragter der IDEALworks GmbH
c/o TÜV SÜD Akademie GmbH
80339 München
E-Mail: datenschutz@idealworks.com
Postalisch erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter der Adresse der verantwortlichen Stelle mit dem Hinweis z.Hd. Datenschutzbeauftragter.

Zwecke der Verarbeitung und personenbezogene Daten im Bewerbungsverfahren
Solltest Du dich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Deine personenbezogenen Daten:
  • für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens
  • für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
  • für die Kommunikation mit Ihnen

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekundest Du Dein Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Du übermittelst uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Deiner Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Dabei werden insbesondere die folgenden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:
  • Name (Vor- sowie Nachname)
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • LinkedIn-Profil (optional)
  • Geburtsdatum (optional)
  • Verfügbarkeit
  • Gehaltsvorstellung

Außerdem hast Du die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Wohnadresse, Zertifikate etc.

Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses gem. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.
Für die Aufnahme Ihrer Bewerbungsunterlagen in unseren Bewerberpool holen wir Ihre informierte und ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a und Art. 5, 7 DS-GVO ein.
Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechts-ansprüchen gegen uns (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) erforderlich ist. Das berechtigte Interesse ist z.B. eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Empfänger:
Auf Deine Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Eine Datenübermittlung bzw. Offenbarung Ihrer Daten erfolgt nur in dem erforderlichen Umfang unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften.
Die im Rahmen Deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio. 

Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland
Für die Bewerber/innen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nicht außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR).

Speicherdauer
Deine Daten werden über einen Zeitraum von 180 Tagen nach Abschluss, Rücknahme oder Ablehnung des Bewerbungsstatus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Deine Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.). Du kannst Deine Einwilligung jederzeit per E-Mail an careers@idealworks widerrufen.

Mit Deiner ausdrücklichen Einwilligung werden wir Deine Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 365 Tage nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Dich zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbungen auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Du kannst Deine Einwilligung jederzeit per E-Mail an careers@idealworks widerrufen.

Ihre Rechte als betroffene Person
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hast Du als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Deiner Einwilligung beruht, hast Du nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Bitte wende Dich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).

Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung inkl. Profiling (gem. Art. 22 DS-GVO) statt.

Abschließende Bestimmungen 
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung. 
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung kannst Du auf Idealworks — Privacy unsere allgemeine Daten

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.